Die meisten Häuser vergeben die Übersetzung ihres Geschäftsberichts im Herbst. Warum das so ist und welche drei Ursachen im Frühjahr am häufigsten Zeit kosten, steht im Artikel Warum die Entscheidung im September fällt. Hier geht es um die Umsetzung: den Kalender, die Besetzung und die Begriffsarbeit zwischen den beiden Berichtsteilen.

Der Kalender von November bis April

Der Plan unten gilt für eine Publikation Anfang April und eine englische Pflichtfassung. Er verschiebt sich als Ganzes, wenn Ihr Termin früher oder später liegt. Entscheidend ist die Reihenfolge, nicht das exakte Datum.

Weitere Sprachen setzen auf der freigegebenen englischen Fassung auf, üblicherweise mit einer Woche Versatz. Bei Französisch und Spanisch ist das unkritisch, bei asiatischen Sprachen planen Sie den Satz großzügiger, weil Umbrüche und Zeichenlängen das Layout verändern. Die Reihenfolge der Sprachen ergibt sich aus dem Veröffentlichungsplan, nicht aus dem Umfang.

Sperrfrist: wer im Kreis ist, steht früh fest

Bis zur Veröffentlichung sind die Inhalte kursrelevant und unterliegen einer Sperrfrist. Für die Projektorganisation folgen daraus drei Festlegungen, die vor dem ersten Dokument getroffen werden.

tolingo ist nach ISO 17100, ISO 18587, ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert. Aus der Informationssicherheitsnorm sind für diesen Teil die Zugriffsrechte, der benannte Personenkreis und die dokumentierten Löschfristen relevant. Wie das organisatorisch umgesetzt ist, steht auf der Seite Sicherheit und Datenschutz, die Zertifikate selbst auf der Übersicht der Zertifizierungen. Die Vertraulichkeitsvereinbarung steht am Anfang, nicht zwischen zwei Lieferungen.

Korrekturschleifen: zwei sind der Planwert

Eine Korrekturschleife umfasst die Rückgabe der Kommentare, die Einarbeitung, die Prüfung der Einarbeitung und die neue Fassung. Für eine englische Berichtsfassung dauert das in der Regel drei bis fünf Arbeitstage. Zwei Schleifen sind eingeplant. Die dritte und vierte entstehen fast immer aus demselben Grund: Kommentare, die einander widersprechen.

Was den Unterschied macht, ist die Organisation des Reviews, nicht dessen Umfang. Drei Regeln reichen:

• Ein Fenster für alle. Investor Relations, Konzernkommunikation, Rechnungswesen und Recht kommentieren im selben Zeitraum, nicht nacheinander.
• Eine konsolidierende Person. Widersprüche werden vor der Rückgabe aufgelöst. Kommen zwei gegenläufige Kommentare zur selben Stelle an, entsteht daraus zwangsläufig eine weitere Runde.
• Ein Format. Kommentare im Dokument oder in einer Liste, nicht verteilt auf E-Mails, Chatnachrichten und Telefonate.

Eine dritte Schleife lässt sich einplanen, wenn Sie sie erwarten. Teuer wird sie erst, wenn sie ungeplant im März auftaucht und die Satzfahnenkorrektur nach hinten schiebt.

Eine Terminologie für zwei Berichtsteile

Lagebericht und Nachhaltigkeitsbericht entstehen intern meist in verschiedenen Abteilungen. In der Übersetzung treffen sie zum ersten Mal aufeinander, und dort fällt auf, dass dieselbe Sache unterschiedlich benannt wird. Typische Kandidaten sind Segmentnamen, Kennzahlendefinitionen, Zeitraumangaben und die Bezeichnung von Standorten oder Gesellschaften.

Bei den ESRS-Datenpunkten kommt hinzu, dass die deutsche und die englische Fassung des Rahmenwerks nebeneinander im Umlauf sind. Wenn im Lagebericht von einem Begriff die Rede ist, den der Nachhaltigkeitsteil anders benennt, lesen Analysten das als zwei Sachverhalte. Das ist keine Übersetzungsfrage, sondern eine Festlegung, die das Unternehmen trifft. Die Übersetzung macht sie nur sichtbar.

Der Ablauf dafür ist schlank: Aus dem Vorjahresbericht entsteht eine Liste der wiederkehrenden Begriffe, wir markieren die strittigen zwanzig bis dreißig, und in einem Termin von 45 Minuten fallen die Entscheidungen. Das Ergebnis wird im Terminologiemanagement gepflegt und gilt danach auch für Pressemitteilungen, Präsentationen und die Unternehmenskommunikation.

Für Anhangtexte mit hoher Wiederholung kann Post-Editing nach ISO 18587 die passende Bearbeitungsart sein, für Vorwort und Strategie ist Fachübersetzung die richtige Wahl. Die Entscheidung fällt pro Kapitel und beeinflusst den Preis, siehe Preise und Konditionen.

Häufige Fragen zur Projektorganisation

Wer gehört in den Sperrfristkreis auf Dienstleisterseite?

Projektleitung, die übersetzenden Personen je Sprache, die Revision und, sobald gesetzt wird, die Fahnenkorrektur. Der Kreis wird zu Projektbeginn benannt und dokumentiert. Eine Erweiterung ist möglich, dauert aber, weil sie erneut freigegeben und protokolliert wird.

Was passiert nach der Publikation mit den Dateien?

Was gelöscht wird, richtet sich nach dem vereinbarten Konzept. Üblich ist: Arbeitsdateien werden gelöscht, das Translation Memory und die Begriffsliste bleiben für die nächste Saison bestehen, weil sie den Aufwand im Folgejahr senken.

Können Lagebericht und Nachhaltigkeitsbericht von verschiedenen Teams übersetzt werden?

Ja, und bei großem Umfang ist das sinnvoll. Voraussetzung ist die gemeinsame Begriffsliste und eine Revision, die beide Teile sieht. Ohne diese Klammer entstehen genau die Abweichungen, die im Frühjahr auffallen.

Was, wenn die Prüfung des Nachhaltigkeitsberichts länger dauert als geplant?

Dann wird dieser Teil aus der gemeinsamen Schleife gelöst und separat nachgezogen. Wichtig ist, dass die Begriffsliste zu diesem Zeitpunkt bereits steht, sonst wandert die Abstimmung in die knappste Phase des Projekts.