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VS-NfD Übersetzungen, nach den Regeln des VS-NfD-Merkblatts.
Für Unternehmen gilt bei eingestuften Unterlagen das VS-NfD-Merkblatt, Anlage 4 zum Geheimschutzhandbuch. Danach arbeiten wir: ausschließlich verpflichtete Personen, Bearbeitung vor Ort in Hamburg ohne elektronische Übermittlung, dokumentierte Übergabekette, Vernichtung mit Nachweis.
Peer Bosse ist Ihr Ansprechpartner für VS-NfD-Projekte · 0800 55 133 00 · service@tolingo.com
VS-NfD Übersetzungen auf einen Blick
Wann Unternehmen dieses Verfahren brauchen.
Mit eingestuften Unterlagen arbeiten auch Zulieferer, Ingenieurbüros und Betreiber kritischer Infrastruktur. Sie erhalten sie über ihre Aufträge, oft zum ersten Mal. Die Übersetzung ist dann häufig der Moment, in dem die Unterlagen das Haus verlassen, und damit die Stelle, an der das VS-NfD-Merkblatt am leichtesten verletzt wird.
Ihr Auftraggeber hat das VS-NfD-Merkblatt in den Vertrag aufgenommen, und Teile der Unterlagen müssen für einen Partner übersetzt werden. Sie verpflichten uns als Unterauftragnehmer, die Nachweise dafür erhalten Sie von uns. Mehr zur Branche unter Verteidigung & Sicherheit.
Eingestufte Leistungsbeschreibungen öffentlicher Auftraggeber, Angebotsunterlagen für multinationale Programme, Pflichtenhefte. Hier entscheidet der Termin. Deshalb klären wir den Übergabeweg, bevor Ihre Unterlagen fertig sind.
Sicherheitskonzepte, Notfallpläne und Netzdokumentation, die eine Behörde eingestuft hat. Sind Ihre Unterlagen vertraulich, aber nicht eingestuft, passt der Weg über Sicherheit & Datenschutz besser.
Technische Unterlagen zu gelisteten Gütern sind oft nicht eingestuft. Ihre Übermittlung an Empfänger außerhalb der EU kann trotzdem eine genehmigungspflichtige Ausfuhr von Technologie nach der Dual-Use-Verordnung (EU) 2021/821 sein. Auf Wunsch übersetzen wir solche Unterlagen im selben Verfahren, vor Ort in Hamburg.
Was VS-NfD bedeutet und welche Regeln für Unternehmen gelten.
VS-NfD steht für „Verschlusssache, nur für den Dienstgebrauch“ und ist der niedrigste der vier Geheimhaltungsgrade in Deutschland. Er gilt für Informationen, deren Kenntnisnahme durch Unbefugte für die Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder nachteilig sein kann (§ 4 SÜG). Für Unternehmen regelt das VS-NfD-Merkblatt, Anlage 4 zum Geheimschutzhandbuch, den Umgang damit, also auch die Übersetzung.
Bundesbehörden arbeiten nach der Verschlusssachenanweisung (VSA). Für Unternehmen gilt das VS-NfD-Merkblatt des Bundeswirtschaftsministeriums, das der öffentliche Auftraggeber in den Vertrag einbezieht. Beide Regelwerke schützen dasselbe, werden aber getrennt angewendet.
Die Einstufung nimmt die herausgebende Stelle vor, nicht der Dienstleister. Kommt ein Dokument eingestuft zu uns, behandeln wir es vollständig nach Merkblatt, auch wenn nur einzelne Passagen betroffen sind.
Eine Sicherheitsüberprüfung nach SÜG ist für VS-NfD nicht vorgesehen. Das Merkblatt verlangt die nachweisliche Verpflichtung jeder Person, den Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ und eine benannte verantwortliche Person. Das setzen wir vollständig um.
Eingestufte Unterlagen laufen versehentlich durch den normalen Beschaffungsweg: unverschlüsselter Mailanhang, Standardauftrag, öffentliches Übersetzungstool. Deshalb steht die Einstufung bei uns am Anfang des Gesprächs und nicht in der Abwicklung.
Darstellung der Rechtslage, keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist die Fassung des VS-NfD-Merkblatts, die in Ihrem Vertrag steht.
So läuft eine VS-NfD-Übersetzung ab.
Sechs Schritte, jeder davon dokumentiert. Der Ablauf steht vor Projektstart schriftlich fest, damit Ihre Sicherheitsbeauftragten ihn prüfen können, bevor das erste Dokument Ihr Haus verlässt.
Per Formular, Telefon oder E-Mail. Dafür brauchen wir keine eingestuften Inhalte: Einstufung, Sprachen, Umfang und Termin genügen. Wir legen fest, welcher Übergabeweg gilt und wer auf Ihrer Seite zeichnungsberechtigt ist.
Persönlich in Hamburg oder per Post und Kurier, verpackt nach Merkblatt. Jede Übergabe wird protokolliert.
In einem Raum ohne Internetzugang, ohne elektronische Übermittlung. Jeder Zugriff wird protokolliert.
Die fachliche und sprachliche Prüfung übernimmt eine zweite verpflichtete Person aus demselben Kreis. Der Kreis der Mitwisser wächst dadurch nicht.
Die Rückgabe läuft über denselben Weg wie die Übergabe, gegen Protokoll und an die vorher benannte Person.
Arbeitskopien, Ausdrucke und Zwischenstände werden vernichtet oder zurückgegeben. Sie erhalten darüber einen Nachweis für Ihre Akte.
Wer Ihre Verschlusssache tatsächlich in der Hand hat.
Der Kreis ist bewusst klein und namentlich bekannt. Wir benennen ihn und die für VS-NfD verantwortliche Person vor Projektstart schriftlich und ändern ihn während des Projekts nur nach Absprache mit Ihnen.
Jede beteiligte Person ist nach dem VS-NfD-Merkblatt verpflichtet, bevor sie das erste Dokument sieht. Den unterschriebenen Nachweis über die Verpflichtung (Teil 5) legen wir Ihnen auf Nachfrage vor.
Die Bearbeitung findet in Hamburg statt, in einem Raum ohne Internetzugang. Auch Fachübersetzer mit Wohnsitz im Ausland arbeiten dort vor Ort, Ihre Unterlagen verlassen Deutschland nicht.
Die Bearbeiter kommen aus dem technischen Fachbereich Ihres Dokuments und arbeiten mit Ihrer Terminologie. Ein verpflichteter Übersetzer ohne Sachkenntnis nützt bei einer Systemdokumentation wenig.
Über die Laufzeit hinweg bleibt dasselbe Team an Ihren Unterlagen. Das hält den Mitwisserkreis stabil und die Terminologie konsistent.
Öffentliche Dienste wie Google Translate oder DeepL Free sind ausgeschlossen. Kommt maschinelle Vorübersetzung überhaupt infrage, dann ausschließlich lokal, ohne Verbindung nach außen und mit anschließendem Post-Editing durch eine verpflichtete Fachkraft. Ob das für Ihre Unterlagen sinnvoll ist, klären wir im Vorgespräch.
Unterlagen und Nachweise.
- Nachweis über die Verpflichtung aller Beteiligten (Teil 5 VS-NfD-Merkblatt)
- Benennung der für VS-NfD verantwortlichen Person
- Beschreibung des Übergabe- und Vernichtungswegs
- Geheimhaltungsvereinbarung, auch nach Ihrer Vorlage
- ISO/IEC-27001-Zertifikat und Geltungsbereich
- Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO, wenn personenbezogene Daten enthalten sind
Zwei Seiten zur Weitergabe an Ihre Sicherheitsbeauftragten: jede Anforderung des Merkblatts, unsere Umsetzung und Ihr Nachweis.
PDF herunterladenRegelwerk, Personal, Übergabe, Technik.
Was bedeutet VS-NfD genau?
VS-NfD steht für „Verschlusssache, nur für den Dienstgebrauch“ und ist der niedrigste der vier Geheimhaltungsgrade in Deutschland. Er wird für Informationen verwendet, deren Kenntnisnahme durch Unbefugte für die Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder nachteilig sein kann. Die Einstufung nimmt die herausgebende Stelle vor. Für Unternehmen richtet sich der Umgang nach dem VS-NfD-Merkblatt, Anlage 4 zum Geheimschutzhandbuch.
Gilt für Unternehmen die VSA oder das VS-NfD-Merkblatt?
Die Verschlusssachenanweisung (VSA) gilt für Bundesbehörden. Unternehmen sind über ihren Vertrag an das VS-NfD-Merkblatt gebunden, das der öffentliche Auftraggeber einbezieht. Beide Regelwerke schützen dasselbe, werden aber getrennt angewendet. Als Übersetzungsdienstleister arbeiten wir nach dem Merkblatt, das auch in Ihrem Auftrag steht, und lassen uns als Unterauftragnehmer darauf verpflichten.
Brauchen Ihre Übersetzer eine Sicherheitsüberprüfung?
Für VS-NfD nicht. Eine Sicherheitsüberprüfung nach SÜG ist für diesen Geheimhaltungsgrad nicht vorgesehen. Das Merkblatt verlangt stattdessen, dass jede Person vor dem ersten Zugang nachweislich verpflichtet wird und nur Kenntnis erhält, wer sie für den Auftrag braucht. Beides setzen wir ohne Ausnahme um. Den Verpflichtungsnachweis legen wir Ihnen auf Nachfrage vor.
Wir haben zum ersten Mal einen VS-NfD-Auftrag. Was müssen wir bei der Übersetzung beachten?
Vor allem den Weg der Unterlagen. Eingestufte Dokumente dürfen weder als unverschlüsselter Mailanhang noch über öffentliche Übersetzungstools laufen. Setzen Sie uns als Unterauftragnehmer ein, verpflichten Sie uns auf das Merkblatt, sofern der Herausgeber der Weitergabe nicht widersprochen hat. Welche Nachweise Sie dafür brauchen, klären wir im Vorgespräch, bevor ein Dokument bewegt wird.
Wie kommen die Dokumente sicher zu Ihnen und wieder zurück?
Für die Anfrage genügen Formular, Telefon oder E-Mail, dafür brauchen wir keine eingestuften Inhalte. Die Dokumente selbst übergeben Sie persönlich in Hamburg oder per Post und Kurier, verpackt nach Merkblatt. Der Rückweg entspricht dem Hinweg, jede Übergabe wird protokolliert.
Arbeiten auch Übersetzer im Ausland an VS-NfD-Dokumenten?
Nein. Die Bearbeitung findet ausschließlich vor Ort in Hamburg statt, in einem Raum ohne Internetzugang. Auch Fachübersetzer mit Wohnsitz im Ausland arbeiten dort, Ihre Unterlagen werden nicht elektronisch übermittelt. Welche Sprachpaare möglich sind und in welchem Zeitrahmen, sagen wir Ihnen im Vorgespräch verbindlich.
Gilt Ihr Verfahren auch für NATO RESTRICTED oder EU RESTRICTED?
Diese Grade sind mit VS-NfD vergleichbar. Für sie gelten aber die Vorschriften der jeweiligen Organisation und die Vorgaben in Ihrem Vertrag. Schicken Sie uns diese Vorgaben vor dem Vorgespräch, ohne eingestufte Anlagen. Wir prüfen sie Punkt für Punkt und sagen Ihnen, ob und wie wir sie erfüllen.
Können wir maschinelle Übersetzung für VS-NfD-Dokumente nutzen?
Öffentliche Dienste wie Google Translate oder DeepL Free sind ausgeschlossen. Infrage kommt allenfalls ein lokal betriebenes System ohne Verbindung nach außen, dessen Ausgabe anschließend von einer verpflichteten Fachkraft überarbeitet wird. Ob sich das für Ihre Unterlagen lohnt, hängt vom Dokumenttyp ab und wird im Vorgespräch geklärt.
Angrenzende Themen.
Die Branchenseite: Terminologie, technische Dokumentation, Ausschreibungen und die Normen des Sektors.
Für vertrauliche Unterlagen ohne Einstufung: Sicherheitsstufen vom EU-Server bis zur Verarbeitung ohne Serverablage.
Der reguläre Weg für technische Unterlagen ohne Geheimhaltungsgrad, nach ISO 17100.
Das zertifizierte Informationssicherheits-Managementsystem, auf dem das VS-NfD-Verfahren aufsetzt.
Liegt bei Ihnen ein eingestuftes Dokument auf dem Tisch?
Nennen Sie uns Einstufung, Sprachen und Termin, ohne eingestufte Inhalte. Wir stimmen Übergabeweg und Team ab, bevor das erste Dokument bewegt wird.