Guide · Business French
Writing French emails and letters: greetings, phrases and sign-offs
The key phrases for business correspondence in French, each with English and German translations. Sorted by occasion for quick reference, with templates and the mistakes non-native writers make most often.
In short
- Formal greeting without the surname: “Madame,” or “Monsieur,”. If you don’t know the name: “Madame, Monsieur,”. In emails, “Bonjour Madame Martin,” is common.
- Emails end with “Cordialement,”. Formal letters close with a full sentence that repeats the greeting.
- In business, people address each other as “vous”, even after years of working together, until the other person offers “tu”.
- In French, a space goes before a colon, a question mark and an exclamation mark.
- French business letters are more formal than English or German ones, but emails have settled on a shorter style.
Greetings: “Dear Sir or Madam” in French
“Dear Sir or Madam” in French is “Madame, Monsieur,”. Even if you know the name, write only “Madame,” or “Monsieur,” in a formal letter, without the surname. In business emails, “Bonjour Madame Martin,” is now common.
| Situation | Greeting | Note |
|---|---|---|
| Name not known | Madame, Monsieur, | Standard in letters and formal emails |
| To a company or several people | Mesdames, Messieurs, | Formal |
| Name known, in a letter | Madame, / Monsieur, | Without the surname, even if you know it |
| Name known, in an email | Bonjour Madame Martin, / Bonjour Monsieur Dupont, | Now common in business emails |
| Position known | Madame la Directrice, / Monsieur le Directeur, | Formal, to senior managers |
| Lawyer or notary | Maître, | The set form of address for lawyers and notaries |
| Contact you know personally | Chère Madame, / Cher Monsieur, | Only if you know each other personally |
| Colleagues on first-name terms | Bonjour Claire, | Informal, if the contact writes to you that way |
A comma follows the greeting, and the first sentence starts with a capital letter. In business, people address each other as “vous”, even after years of working together. Only switch to “tu” if the other person suggests it.
Sign-offs: “Kind regards” and “Yours faithfully” in French
In business emails, write “Cordialement,”, or “Bien cordialement,” with contacts you are already in touch with. Formal letters end with a full sentence, such as “Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.” This repeats the greeting from the top of the letter.
| Sign-off | Equivalent | When to use it |
|---|---|---|
| Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. | Yours faithfully (Mit freundlichen Grüßen) | Formal letters. The greeting from the top of the letter is repeated |
| Je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de ma considération distinguée. | Yours faithfully, very formal (Hochachtungsvoll) | Very formal, for example to senior managers |
| Salutations distinguées, | Yours sincerely (Mit freundlichen Grüßen) | Short formal version, also in emails |
| Cordialement, | Kind regards (Freundliche Grüße) | Standard in business emails |
| Bien cordialement, | Best regards (Beste Grüße) | A little warmer, with contacts you are already in touch with |
| Bien à vous, | All the best (Viele Grüße) | Personal, with contacts you know |
| Meilleures salutations, | Best regards (Beste Grüße) | Common mainly in Switzerland |
| Respectueusement, | Respectfully (Hochachtungsvoll) | To superiors and public authorities |
| Bonne journée, | Have a nice day (Einen schönen Tag noch) | Informal, in short emails |
Closing lines before the sign-off
| French | English | German |
|---|---|---|
| N’hésitez pas à me contacter pour toute question. | Please don’t hesitate to contact me if you have any questions. | Bei Fragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. |
| Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire. | I would be happy to provide any further information you may need. | Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. |
| Je vous remercie par avance de votre retour. | Thank you in advance for your reply. | Vielen Dank im Voraus für Ihre Rückmeldung. |
| Je vous remercie de l’attention que vous porterez à ma demande. | Thank you for considering my request. | Vielen Dank, dass Sie sich meiner Anfrage annehmen. |
| Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer … | Looking forward to your reply, … (leads into the formal sign-off) | In Erwartung Ihrer Antwort … |
Phrases by occasion
Tried-and-tested phrases for the most common occasions in business correspondence, each as a complete sentence with English and German translations. The examples follow usage in France.
Referring to something
| French | English | German |
|---|---|---|
| Je me permets de vous écrire concernant … | I am writing to you regarding … | Ich schreibe Ihnen bezüglich … |
| Suite à notre conversation téléphonique, … | Following our telephone conversation, … | Im Anschluss an unser Telefonat … |
| En référence à votre courriel du 12 mars, … | With reference to your email of 12 March, … | Bezugnehmend auf Ihre E-Mail vom 12. März … |
| Comme convenu lors de notre réunion, … | As agreed at our meeting, … | Wie in unserem Meeting vereinbart … |
| Je vous remercie pour votre message concernant … | Thank you for your message about … | Vielen Dank für Ihre Nachricht zu … |
Asking for information
| French | English | German |
|---|---|---|
| Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir m’envoyer des informations sur … | I would be grateful if you could send me information on … | Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir Informationen zu … schicken könnten. |
| J’aimerais en savoir davantage sur vos services. | I would like to find out more about your services. | Ich würde gern mehr über Ihre Dienstleistungen erfahren. |
| Pourriez-vous m’envoyer votre tarif actuel ? | Could you send me your current price list? | Könnten Sie mir Ihre aktuelle Preisliste schicken? |
| Serait-il possible d’obtenir des précisions sur … ? | Could you give me more details about …? | Könnten Sie mir … genauer erläutern? |
Making requests and confirming
| French | English | German |
|---|---|---|
| Pourriez-vous, s’il vous plaît, … ? | Could you please …? | Könnten Sie bitte …? |
| Je vous serais obligé(e) de bien vouloir … | I would be much obliged if you would … | Ich wäre Ihnen sehr verbunden, wenn Sie … |
| Auriez-vous l’amabilité de … ? | Would you be so kind as to …? | Wären Sie so freundlich, …? |
| J’ai le plaisir de vous confirmer que … | I am pleased to confirm that … | Gern bestätige ich Ihnen, dass … |
| Je vous confirme notre rendez-vous de mardi à 10 h. | I am writing to confirm our meeting on Tuesday at 10 am. | Hiermit bestätige ich unseren Termin am Dienstag um 10 Uhr. |
| Pourriez-vous m’accuser réception de ce courriel ? | Could you please confirm receipt of this email? | Könnten Sie mir den Eingang dieser E-Mail bestätigen? |
Arranging or moving a meeting
| French | English | German |
|---|---|---|
| Seriez-vous disponible pour un échange téléphonique la semaine prochaine ? | Would you be available for a phone call next week? | Hätten Sie nächste Woche Zeit für ein Telefonat? |
| Mardi à 10 h vous conviendrait-il ? | Would Tuesday at 10 am suit you? | Würde Ihnen Dienstag um 10 Uhr passen? |
| Quelles sont vos disponibilités cette semaine ? | When are you available this week? | Wann hätten Sie diese Woche Zeit? |
| J’aimerais beaucoup vous rencontrer en personne. | I would very much like to meet you in person. | Ich würde Sie gern persönlich kennenlernen. |
| Malheureusement, je ne suis pas disponible lundi. Pourrions-nous reporter la réunion à mercredi ? | Unfortunately, I am not available on Monday. Could we move the meeting to Wednesday? | Leider bin ich am Montag verhindert. Könnten wir das Meeting auf Mittwoch verschieben? |
Mentioning an attachment
| French | English | German |
|---|---|---|
| Veuillez trouver ci-joint … | Please find attached … | Anbei finden Sie … |
| Vous trouverez en pièce jointe … | Attached you will find … | Im Anhang finden Sie … |
| Je vous transmets ci-joint le document demandé. | Please find attached the document you requested. | Anbei sende ich Ihnen das gewünschte Dokument. |
Invitations and replies
| French | English | German |
|---|---|---|
| Nous serions ravis de vous accueillir lors de … | We would be delighted to welcome you at … | Wir würden uns freuen, Sie bei … begrüßen zu dürfen. |
| Vous êtes cordialement invité(e) à … | You are cordially invited to … | Wir laden Sie herzlich ein zu … |
| Je vous remercie de votre aimable invitation à … | Thank you for your kind invitation to … | Vielen Dank für Ihre freundliche Einladung zu … |
| C’est avec plaisir que j’accepte votre invitation. | I am pleased to accept your invitation. | Ihre Einladung nehme ich gern an. |
| Malheureusement, j’ai déjà un engagement ce jour-là et ne pourrai pas y assister. | Unfortunately, I already have a commitment that day and will not be able to attend. | Leider habe ich an diesem Tag bereits einen Termin und kann nicht teilnehmen. |
Sharing good and bad news
| French | English | German |
|---|---|---|
| Nous avons le plaisir de vous informer que … | We are pleased to inform you that … | Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass … |
| C’est avec grand plaisir que nous vous annonçons … | We are delighted to announce … | Mit großer Freude geben wir … bekannt. |
| J’ai le regret de vous informer que … | I regret to inform you that … | Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass … |
| Nous sommes au regret de devoir vous annoncer que … | We regret to have to inform you that … | Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass … |
| Nous nous voyons malheureusement contraints de … | Unfortunately, we find ourselves obliged to … | Wir sehen uns leider gezwungen, … |
Saying thank you
| French | English | German |
|---|---|---|
| Je vous remercie vivement pour … | Many thanks for … | Vielen Dank für … |
| Je tiens à vous remercier pour … | I would like to thank you for … | Ich möchte mich bei Ihnen für … bedanken. |
| Merci pour votre réponse rapide. | Thank you for your quick reply. | Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort. |
| Je vous suis très reconnaissant(e) de … | I am very grateful to you for … | Ich bin Ihnen sehr dankbar für … |
Making a complaint
| French | English | German |
|---|---|---|
| Je me permets d’attirer votre attention sur un problème concernant … | I would like to draw your attention to a problem with … | Ich möchte Sie auf ein Problem mit … hinweisen. |
| Votre produit n’a malheureusement pas répondu à nos attentes. | Unfortunately, your product did not meet our expectations. | Leider hat Ihr Produkt unsere Erwartungen nicht erfüllt. |
| Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir examiner ce dossier. | I would be grateful if you could look into this matter. | Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie sich der Sache annehmen könnten. |
Apologising
| French | English | German |
|---|---|---|
| Je vous prie de m’excuser pour … | Please accept my apologies for … | Bitte entschuldigen Sie … |
| Veuillez excuser le retard de ma réponse. | Please excuse my late reply. | Entschuldigen Sie bitte meine späte Antwort. |
| Je vous présente mes sincères excuses pour ce malentendu. | I sincerely apologise for this misunderstanding. | Ich entschuldige mich aufrichtig für dieses Missverständnis. |
| Nous vous prions de nous excuser pour la gêne occasionnée. | We apologise for any inconvenience caused. | Wir entschuldigen uns für die entstandenen Unannehmlichkeiten. |
Following up
| French | English | German |
|---|---|---|
| Je me permets de revenir vers vous concernant mon courriel du 12 mars. | I am following up on my email of 12 March. | Ich komme auf meine E-Mail vom 12. März zurück. |
| Avez-vous eu l’occasion de prendre connaissance de … ? | Have you had a chance to look at …? | Hatten Sie Gelegenheit, sich … anzusehen? |
| Je serais heureux(se) d’avoir un retour de votre part d’ici vendredi. | I would be glad to hear from you by Friday. | Über eine Rückmeldung bis Freitag würde ich mich freuen. |
Congratulating
| French | English | German |
|---|---|---|
| Je vous adresse toutes mes félicitations pour … | Congratulations on … | Herzlichen Glückwunsch zu … |
| Toutes mes félicitations pour votre nouvelle fonction. | Congratulations on your new position. | Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer neuen Position. |
| Je vous souhaite plein succès dans vos nouvelles fonctions. | I wish you every success in your new role. | Ich wünsche Ihnen viel Erfolg in Ihrer neuen Funktion. |
Small talk in emails
| French | English | German |
|---|---|---|
| J’espère que vous allez bien. | I hope you are well. | Ich hoffe, es geht Ihnen gut. |
| J’espère que vous avez passé un bon week-end. | I hope you had a good weekend. | Ich hoffe, Sie hatten ein schönes Wochenende. |
| Ce fut un plaisir de vous rencontrer lors de … | It was a pleasure to meet you at … | Es hat mich gefreut, Sie bei … kennenzulernen. |
| Comment avance le projet [nom] ? | How is the [name] project going? | Wie läuft das Projekt [Name]? |
Announcing a new address or email address
| French | English | German |
|---|---|---|
| Veuillez noter notre nouvelle adresse, valable à partir du [date] : | Please note our new address, effective from [date]: | Bitte beachten Sie unsere neue Adresse, gültig ab [Datum]: |
| Veuillez noter que mon adresse électronique a changé : | Please note that my email address has changed: | Bitte beachten Sie meine neue E-Mail-Adresse: |
| Merci de mettre à jour vos coordonnées. | Please update your records. | Bitte aktualisieren Sie Ihre Unterlagen. |
Out-of-office message in French
A French out-of-office message says how long you will be away, whether you are reading emails and who to contact in urgent cases. The usual subject line is “Absence du bureau”.
| French | English | German |
|---|---|---|
| Je suis absent(e) du bureau jusqu’au [date] et n’ai pas accès à mes courriels. Pour toute urgence, veuillez contacter [nom] à l’adresse [e-mail]. | I am out of the office until [date] and have no access to my emails. For urgent matters, please contact [name] at [email]. | Ich bin bis [Datum] nicht im Büro und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name] unter [E-Mail]. |
| Je suis actuellement en congés et serai de retour le [date]. Je traiterai votre message dès mon retour. | I am currently on holiday and will be back on [date]. I will deal with your message as soon as I return. | Ich bin im Urlaub und ab [Datum] wieder erreichbar. Ich bearbeite Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr. |
| Je participe actuellement à un salon et j’ai un accès limité à mes courriels. Je vous répondrai dans les meilleurs délais. | I am currently at a trade fair and have limited access to my emails. I will reply as soon as possible. | Ich bin derzeit auf einer Messe und nur eingeschränkt erreichbar. Ich antworte Ihnen so bald wie möglich. |
Templates for emails and letters
Three templates for common situations. Replace the highlighted parts, and the rest can stay as it is. In a French letter, the recipient’s address goes at the top right and the date is written as “le 22 septembre 2026”, preceded by the place.
Template
Enquiry by email
Objet : Demande de devis pour [prestation]
Bonjour Madame Martin,
Je me permets de vous contacter au sujet de [prestation] pour [projet]. Nous recherchons [brève description] et souhaiterions savoir si vous pourriez nous accompagner.
Pourriez-vous nous faire parvenir un devis d’ici le [date] ? Vous trouverez ci-joint [document] pour information.
Je vous remercie par avance de votre retour.
Cordialement,
[Prénom Nom]
[Fonction], [Entreprise]
Template
Follow-up email
Objet : Relance : [sujet]
Bonjour Monsieur Dupont,
Je me permets de revenir vers vous concernant mon courriel du [date] au sujet de [sujet]. Avez-vous eu l’occasion d’en prendre connaissance ?
Je serais heureux(se) d’avoir un retour de votre part d’ici le [date]. N’hésitez pas à me contacter pour toute question.
Bien cordialement,
[Prénom Nom]
Template
Formal letter, French layout
[Votre entreprise]
[Adresse]
[Code postal, Ville]
[Nom du destinataire]
[Fonction], [Entreprise]
[Adresse]
[Ville], le 22 septembre 2026
Objet : [objet]
Madame, Monsieur,
[Texte]
Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Common mistakes in French business emails
Most mistakes involve the greeting, punctuation and expressions carried over from German or English.
| Wrong | Correct | Why |
|---|---|---|
| Monsieur Dupont, | Monsieur, | In a formal letter, the greeting has no surname. |
| Chère Madame Martin, | Madame, | “Cher” and “Chère” only if you know the person personally. |
| Salut, | Bonjour, | “Salut” is only used between friends. |
| J’espère que ce courriel vous trouve bien. | J’espère que vous allez bien. | A literal translation of the English “I hope this email finds you well”. |
| Je suis intéressé dans vos services. | Je suis intéressé par vos services. | “Intéressé” takes “par”, not “dans” as in the English “interested in”. |
| Objet: Demande | Objet : Demande | In French, a space goes before a colon, question mark, exclamation mark and semicolon. |
FAQ
How do you write “Dear Sir or Madam” in French?
“Madame, Monsieur,”. If you are writing to a company or to several people, “Mesdames, Messieurs,” is also common.
How do you say “Kind regards” in French?
In emails, “Cordialement,”. Formal letters end with a full sentence, such as “Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.” It repeats the greeting from the top of the letter.
Do you write “Monsieur” with the surname?
Not in a formal letter, where you write only “Monsieur,” or “Madame,”. In emails, “Bonjour Monsieur Dupont,” is now common.
Do you use “vous” in French business emails?
Yes. Vouvoiement, addressing someone as “vous”, is standard in business. Only switch to “tu” if the other person suggests it.
Are there differences between France, Belgium, Switzerland and Canada?
Yes. In Belgium and Switzerland, people say “septante” and “nonante” instead of “soixante-dix” and “quatre-vingt-dix”, and in parts of Switzerland also “huitante”. “Meilleures salutations” is common in Switzerland, and in Quebec people write “courriel” rather than “e-mail”.