Alles für deine englischen Texte
Englische Briefe und E-Mails schreiben

3 Quick-Tipps – die es direkt einfacher machen

Ein häufiger Fehler, der oftmals gemacht wird, sobald man sich in einer Fremdsprache verständigen muss, ist den Text unnötig zu verkomplizieren. Hier drei erste wichtige Hinweise, die man beachten sollte, um dies zu verhindern:

1. Halten Sie die englischen Sätze kurz und einfach, vor allen Dingen in der E-Mail-Kommunikation.
2. Verwenden Sie vorrangig die Phrasen aus diesem Ratgeber – erfinden Sie keine eigenen, die im Englischen nicht verstanden werden!
3. Versuchen Sie nicht, direkt aus dem Deutschen zu übersetzen – überlassen Sie dies den professionellen Übersetzern von tolingo!
   
   

Englische Anrede

Sehr geehrte Damen und Herren auf Englisch

Im Business-Englisch gibt es verschiedene formelle Anreden, und die Wahl der Anrede hängt von der persönlichen Beziehung zum Empfänger des Schreibens ab.

Lieber nicht: "To whom it may concern"

Die Anrede "To whom it may concern" wird hauptsächlich für behördliche und äußerst formelle Briefe verwendet. In der Geschäftskorrespondenz sollte diese Anrede vermieden werden, es sei denn, es gibt keine Möglichkeit, den Namen oder die Position des Empfängers herauszufinden.

Besser so: "Dear Mr./Mrs."

Wenn Ihnen der Name der Kontaktperson bekannt ist, ist es angemessen, die E-Mail mit "Dear Mr./Mrs." und dem Nachnamen zu beginnen. Dies zeigt Respekt und Professionalität.

"Dear Sir" / "Dear Madam"

Falls Sie den Namen Ihres Gegenübers nicht kennen, können Sie die Anrede "Dear Sir" verwenden, wenn Sie sich an einen Mann wenden, oder "Dear Madam", wenn Sie sich an eine Frau wenden. Diese Anreden sind zwar allgemein gehalten, aber immer noch höflich und akzeptabel in formellen Geschäftskorrespondenzen.

"Dear (Hiring Manager)"

Es ist wichtig zu beachten, dass in manchen Fällen eine spezifischere Anrede angemessener sein kann. Zum Beispiel, wenn Sie sich an eine bestimmte Position oder Funktion wenden, könnten Sie "Dear Hiring Manager" (für den Personalverantwortlichen) oder "Dear Marketing Director" (für den Marketingleiter) verwenden, um die E-Mail gezielter anzusprechen.

"Hi" und "Hello": Wann es informeller sein darf

Auch wenn formelle Anreden im beruflichen Umfeld die Regel sind, gibt es Situationen, in denen ein lockerer Ton angemessen und willkommen ist. Wenn Sie beispielsweise bereits eine gute Beziehung zu Ihrem Gegenüber aufgebaut habenoder in einer eher informellen Unternehmenskultur arbeiten, kann ein einfacher Gruß wie "Hello" oder "Hi" gefolgt vom Vornamen durchaus passen.

Britisch vs. Amerikanisch

Es ist jedoch klug, sich der Unterschiede zwischen dem britischen und amerikanischen Stil bewusst zu sein. Während Amerikaner tendenziell etwas lockerer und direkter in ihrer Kommunikation sind, neigen Briten zu einer formelleren und zurückhaltenderen Art. So könnte ein einfaches "Hi" in den USA schneller angebracht sein, während im UK vielleicht ein "Hello" mit dem Nachnamen besser passt, zumindest bis eine engere Beziehung etabliert ist.

Wenn Sie sich nicht sicher sind: Bleiben Sie formell

Es lohnt sich, den Kontext und die persönliche Beziehung zum Empfänger zu berücksichtigen, bevor man sich für eine informelle Anrede entscheidet. Und wenn im Zweifel, ist es immer besser, auf der formelleren Seite zu bleiben, um Professionalität und Respekt zu zeigen. Insgesamt ist es wichtig, die formellen Anreden im Business-Englisch angemessen zu verwenden, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen und die richtige Etikette zu wahren.

Dialoge in Briefen und E-Mails auf Englisch

Hier finden Sie alle Formulierungen, die Sie benötigen, wenn Sie Briefe oder E-Mails auf Englisch verfassen wollen. Ganz gleich, ob Sie nach Mustern suchen, um Termine auf Englisch zu vereinbaren, ein schriftliches Angebot anzufordern, jemanden auf Englisch einzuladen, sich zu bedanken, zu beschweren oder zu entschuldigen, hier lernen Sie alle Formulierungen, die Ihre nächste englischsprachige E-Mail oder Ihren Geschäftsbrief zum Erfolg machen.

Termin auf Englisch vereinbaren

Um Informationen bitten

Etwas anfordern/Etwas bestätigen

Auf Anhang/Anlage hinweisen

Jemanden beglückwünschen

Jemanden einladen

Sich für Einladungen bedanken & absagen/zusagen/Termine festlegen

Positive Nachrichten mitteilen

Schlechte Nachrichten mitteilen

Sich bedanken, beschweren, entschuldigen

Informationsaustausch in der englischen E-Mail 

Hier finden Sie einige typische Phrasen, die häufig verwendet werden, und zur Kategorie "Infoshare" gehören. Die dazu dient, wichtige Informationen zwischen Sender und Empfänger in einer E-Mail auszutauschen.

Es kann sich hierbei um Adressaktualisierungen, Terminabsprachen, das Weiterleiten von Nachrichten oder schlicht um das Teilen von relevanten Daten handeln. Infoshare schließt auch den E-Mail Small Talk mit ein, der, obwohl weniger formal, eine gute Beziehung zwischen den Kommunikationspartnern fördert und eine freundliche Atmosphäre schafft.

Sich auf etwas beziehen

Adressänderungen

Jemandem seine E-Mail-Adresse mitteilen

Abwesenheitsnotiz

E-Mail Small Talk

Schlussformeln: Der letzte Eindruck zählt

Sign-offs (Schlussformeln) in E-Mails sind mehr als nur eine formelle Verabschiedung. Sie setzen den Ton für die zukünftige Kommunikation und können eine Einladung für weiteren Austausch sein. Die Wahl des richtigen Sign-offs ist ein kleiner, aber entscheidender Schritt, um Professionalität zu zeigen und eine positive Resonanz zu erzeugen. Im Folgenden werden einige Do's und Don'ts bei der Wahl der passenden englischen Schlussformel diskutiert.

Warum "please feel free to contact me" nicht geeignet ist

 "Please feel free to contact me" ist ein Ausdruck, der oft in informellen Situationen verwendet wird. In formeller Korrespondenz ist es besser, eine direktere und professionellere Schlussformel zu wählen. Die genannten Beispiele sind angemessener und lassen den Empfänger erkennen, dass Sie offen für weitere Fragen oder Informationen sind, ohne zu informell zu wirken.

Gängige Schlussformeln, die Sie verwenden können

*Bei den englischen Schlussformeln gilt es auch die Unterschiede bei der Zeichensetzung zu beachten. Im Gegensatz zur deutschen Grammatik muss im Englischen hinter der Schlussformel ein Komma gesetzt werden!

Beispiele für englische Briefe und E-Mails

Formelle E-Mail auf Englisch

Subject: Inquiry regarding [Topic/Subject]

Dear [Recipient's Name],

I hope this email finds you well. My name is [Your Name], and I am writing to inquire about [specific topic/subject]. I have come across your contact information through [mention the source or how you found their contact information].

I am interested in obtaining more information about [specific details you want to inquire about]. I have thoroughly researched your organization and admire the exceptional work that you have been doing in the field. I believe that your expertise and knowledge can provide valuable insights and solutions to my current project/task.

To provide you with more context, [briefly describe your project/task and its objectives]. I am particularly interested in understanding [specific aspects or details that you would like to know].

Hence, I kindly request your assistance in answering the following questions:

[Question 1]

[Question 2]

[Question 3]

[Question 4]

...

I would greatly appreciate it if you could spare some time to address these inquiries.

Please let me know if there is a convenient time for a phone call or a meeting, so we can discuss these matters in more detail. I am open to adjusting my schedule to accommodate your availability.

Thank you in advance for your time and consideration. I eagerly await your response.

Best regards,

[Your Full Name]

[Your Position/Title]

[Your Organization]

[Your Contact Information: Phone Number, Email Address]

Formeller Brief auf Englisch

[Your Name]

[Your Address]

[City, State, ZIP Code]

[Date]

[Recipient's Name]

[Recipient's Position/Title]

[Recipient's Organization]

[Organization's Address]

[City, State, ZIP Code]

Dear [Recipient's Name],

I am writing to express my sincere admiration for [Recipient's Organization]'s remarkable work in [specific field]. Your dedication and contributions have had a significant positive impact, and I applaud the achievements of [Recipient's Organization].

I am interested in exploring potential collaboration opportunities between [Your Organization] and [Recipient's Organization]. Our shared values and objectives make us ideal partners, and I believe that by working together, we can achieve remarkable outcomes.

I kindly request the opportunity to discuss this further. Please let me know if you would be available for a meeting or phone call at your convenience. I am flexible with scheduling and will accommodate your availability.

Thank you for considering this proposal. I look forward to the possibility of collaborating and creating a positive change together.

Yours sincerely,

[Your Full Name]

[Your Position/Title]

[Your Organization]

[Your Contact Information]

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