Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 hat die Europäische Union einen Meilenstein im Datenschutzrecht gesetzt, der Unternehmen weltweit vor neue Herausforderungen stellt. Eine dieser Herausforderungen betrifft die mehrsprachige Kommunikation von Datenschutzrichtlinien und -erklärungen. Hier spielen professionelle Übersetzungen eine entscheidende Rolle, die weit über das bloße Übertragen von Wörtern hinausgeht.

Die DSGVO und ihre sprachlichen Anforderungen

Die DSGVO verlangt, dass Informationen zur Datenverarbeitung „in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache“ bereitgestellt werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich ein Unternehmen an Personen in verschiedenen EU-Ländern richtet. Die Verordnung macht zwar keine expliziten Vorgaben zur Übersetzung, aber der Grundsatz der Transparenz lässt sich ohne adäquate Übersetzungen kaum erfüllen.

Artikel 12 der DSGVO betont die Wichtigkeit einer klaren und einfachen Sprache bei der Bereitstellung von Informationen. In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen, die ihre Dienste in verschiedenen EU-Ländern anbieten, ihre Datenschutzerklärungen in den jeweiligen Landessprachen zur Verfügung stellen sollten. Auch die Artikel-29-Datenschutzgruppe (jetzt Europäischer Datenschutzausschuss) hat in ihren Leitlinien zur Transparenz darauf hingewiesen, dass Informationen in der Sprache der adressierten Personen bereitgestellt werden sollten.

Warum automatisierte Übersetzungen nicht ausreichen

In Zeiten von KI-gestützten Übersetzungstools mag die Versuchung groß sein, auf automatisierte Lösungen zurückzugreifen. Doch bei rechtlich bindenden Dokumenten wie Datenschutzerklärungen können die Konsequenzen gravierend sein:

1. Rechtliche Präzision: Rechtsbegriffe haben oft keine direkte Entsprechung in anderen Sprachen. Eine ungenaue Übersetzung kann zu Missverständnissen führen und im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Beispielsweise unterscheidet sich der Begriff „berechtigtes Interesse“ in seiner rechtlichen Bedeutung je nach Jurisdiktion erheblich.
2. Kulturelle Nuancen: Datenschutz wird in verschiedenen Kulturen unterschiedlich wahrgenommen. Was in einem Land als selbstverständlich gilt, kann in einem anderen erklärungsbedürftig sein. Während in Deutschland ein hohes Bewusstsein für Datenschutz besteht, können in anderen Ländern zusätzliche Erläuterungen notwendig sein.
3. Fachterminologie: Die DSGVO bringt eine komplexe Terminologie mit sich, die präzise übersetzt werden muss. Begriffe wie „Verarbeitung“, „Einwilligung“ oder „berechtigtes Interesse“ haben spezifische rechtliche Bedeutungen. Eine fehlerhafte Übersetzung kann die Bedeutung grundlegend verändern.
4. Kontextuelle Anpassungen: Maschinelle Übersetzungen erkennen oft nicht den Kontext, in dem bestimmte Begriffe verwendet werden. Was in einem juristischen Kontext eine spezifische Bedeutung hat, kann in einem anderen Zusammenhang etwas völlig anderes bedeuten.

Die Vorteile professioneller DSGVO-Übersetzungen

DSGVO-Konformität

Professionelle Übersetzer mit juristischem Fachwissen stellen sicher, dass Ihre Datenschutzdokumente in jeder Sprache rechtskonform sind. Sie verstehen die rechtlichen Implikationen jedes Begriffes und können diese adäquat in die Zielsprache übertragen. Dies minimiert das Risiko von Missverständnissen und Rechtsverstößen, die zu kostspieligen Bußgeldern führen können.

Besonders wichtig ist dies bei:

• Einwilligungserklärungen: Eine ungenaue Übersetzung kann dazu führen, dass die Einwilligung nicht wirksam ist.
• Informationen zu den Betroffenenrechten: Die DSGVO gewährt umfassende Rechte, die präzise kommuniziert werden müssen.
• Beschreibungen der Datenverarbeitungszwecke: Unklare Zweckangaben können die gesamte Datenverarbeitung rechtswidrig machen.

Vertrauen Ihrer Kunden

Eine präzise, verständliche Datenschutzerklärung signalisiert Ihren Kunden, dass Sie ihre Privatsphäre ernst nehmen. Professionell übersetzte Dokumente vermitteln Professionalität und Wertschätzung gegenüber Ihren internationalen Kunden. Dies stärkt das Vertrauen in Ihr Unternehmen und Ihre Marke.

Eine Studie des Ponemon Institute hat gezeigt, dass 71 % der Verbraucher ein Unternehmen meiden würden, nachdem es einen Datenschutzverstoß erlitten hat. Transparent kommunizierte Datenschutzpraktiken können diesem Vertrauensverlust vorbeugen.

Effizienz im Compliance-Prozess

Die Zusammenarbeit mit professionellen Übersetzern, die DSGVO-Expertise besitzen, kann den gesamten Compliance-Prozess beschleunigen. Sie kennen die aktuellen Anforderungen und können Sie auf potenzielle Fallstricke hinweisen, bevor diese zum Problem werden.

Ein effizientes Compliance-Management umfasst:

• Regelmäßige Aktualisierungen: Die Rechtsprechung zur DSGVO entwickelt sich ständig weiter. Professionelle Übersetzer halten sich auf dem Laufenden.
• Konsistenz über verschiedene Dokumente hinweg: Vom Cookie-Banner bis zur detaillierten Datenschutzerklärung – alle Texte müssen terminologisch konsistent sein.
• Anpassung an nationale Besonderheiten: Zusätzlich zur DSGVO haben viele EU-Länder nationale Datenschutzgesetze, die berücksichtigt werden müssen.

Worauf bei der Auswahl eines Übersetzungsdienstleisters zu achten ist

Nicht jeder Übersetzungsanbieter ist für DSGVO-Übersetzungen gleichermaßen qualifiziert. Folgende Kriterien sollten bei der Auswahl berücksichtigt werden:

• Fachliche Spezialisierung: Übersetzer sollten Erfahrung mit juristischen Texten und idealerweise mit Datenschutzrecht haben. Achten Sie auf entsprechende Qualifikationen oder Referenzprojekte.
• Qualitätssicherungsprozesse: Mehrstufige Prüfverfahren sind unerlässlich, um die Genauigkeit und Konsistenz der Übersetzungen zu gewährleisten. Dazu gehören:
  • Übersetzung durch einen Fachübersetzer
  • Prüfung durch einen zweiten Übersetzer oder Lektor
  • Juristische Fachprüfung bei besonders kritischen Dokumenten
  • Terminologiemanagement für konsistente Fachbegriffe
• Vertraulichkeitsgarantien: Da es sich um sensible Unternehmensdokumente handelt, sind strenge Datenschutzmaßnahmen beim Dienstleister selbst unabdingbar. Achten Sie auf:
  • Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO
  • Nachweise über Datensicherheitsmaßnahmen
  • Zertifizierungen wie ISO 27001 (Informationssicherheit)
• Branchen-Know-how: Je nach Ihrer Branche können spezifische Datenschutzanforderungen gelten, die der Übersetzer kennen sollte. Dies ist besonders wichtig in regulierten Branchen wie Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungen.
• Technische Infrastruktur: Moderne Translation-Memory-Systeme gewährleisten Konsistenz und ermöglichen effiziente Updates bei Gesetzesänderungen oder Anpassungen Ihrer Datenschutzerklärung.

Konkrete Szenarien, in denen professionelle DSGVO-Übersetzungen entscheidend sind

Internationale Websites und Apps

Wenn Ihre Website oder App Nutzer aus verschiedenen EU-Ländern anspricht, müssen Sie Ihre Datenschutzerklärung in allen relevanten Sprachen anbieten. Eine professionelle Übersetzung stellt sicher, dass alle Nutzer ihre Rechte und Ihre Datenverarbeitungspraktiken vollständig verstehen können.

Besonders kritische Elemente sind:

• Cookie-Banner: Hier geht es um aktive Einwilligungen, die rechtlich nur wirksam sind, wenn sie auf einer informierten Entscheidung basieren.
• Formulare zur Datenerhebung: Jedes Feld, in dem personenbezogene Daten erfasst werden, sollte klar gekennzeichnet sein.
• Informationen zu Datenübermittlungen: Insbesondere bei Übermittlungen in Drittländer sind detaillierte Informationen erforderlich.

Mitarbeiterdaten in multinationalen Unternehmen

Multinationale Unternehmen müssen ihre Datenschutzrichtlinien an Mitarbeiter in verschiedenen Ländern kommunizieren. Hier ist nicht nur die sprachliche, sondern auch die kulturelle Kompetenz der Übersetzer gefragt, um Missverständnisse zu vermeiden.

Die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten unterliegt strengen Anforderungen:

• Betriebsvereinbarungen: Diese müssen in der jeweiligen Landessprache verfasst sein.
• Schulungsmaterialien zum Datenschutz: Mitarbeiter müssen in ihrer Muttersprache geschult werden, um Compliance zu gewährleisten.
• Informationen zu Überwachungsmaßnahmen: Besonders sensible Themen wie Leistungsüberwachung oder Zugangskontrollen erfordern präzise Kommunikation.

Verträge mit internationalen Geschäftspartnern

Auftragsverarbeitungsverträge und andere DSGVO-relevante Vereinbarungen müssen oft in mehreren Sprachen verfasst werden. Fehler in der Übersetzung können zu vertraglichen Unklarheiten und rechtlichen Risiken führen.

Kritische Aspekte sind:

• Haftungsklauseln: Wer haftet bei Datenschutzverletzungen in welchem Umfang?
• Technische und organisatorische Maßnahmen: Diese müssen präzise beschrieben werden.
• Weisungsrechte: Die Befugnisse des Verantwortlichen gegenüber dem Auftragsverarbeiter müssen klar definiert sein.